Bij ICT projecten is het nogal eens de vraag of de investering de moeite waard is. De projectinitiator wringt zich in allerlei bochten om aan te tonen dat dit project toch echt wel nodig is. Als sponsor moet je op een bepaald ogenblik toch keuzes maken. Hoe doe je dat? Bij mijn kids is dat simpel. Ik stel ze twee vragen: a) heb je het nodig? B) kun je het betalen? Als beide vragen met ja beantwoord zijn, dan mag zoonlief tot de aanschaf overgaan.
In het bedrijfsleven is die methodiek soms wat te kort door de bocht. Dat had men bij de amerikaanse overheid ook door en daarom heeft men in 1996 een aantal regels opgesteld om investeringen te kunnen waarderen. De ambtenaar die daar mee belast was, Franklin Raines, heeft toen kort samengevat wat hij in ieder geval bij ieder investeringsvoorstel wil zien. Deze eisen gaan door het leven als de Raines rules.
Ook voor onze investeringen kunnen we die, enigszins aangepast, goed hanteren. Het principe van de twee eerder genoemde vragen blijft overeind: beantwoord alles met “ja”, en je hebt een project dat een goede kans van slagen geeft, dat de investering waard is. Hierna de vertaalde regels.
1. Is het nodig?
De ICT-oplossing moet onontbeerlijk zijn om de kernprocessen van de organisatie ondersteunen.
2. Kan het niet anders?
De voorgenomen ICT oplossing is nodig omdat er geen (bestaande) alternatieven zijn die grotendeels tot hetzelfde doel leiden. Niet in de private sector als evenmin in de overheidssector?
3. Is en blijft het simpel?
Het is ter ondersteuning van processen die zelf eerst zo simpel, goedkoop en effectief mogelijk gemaakt zijn, en met speciale aandacht voor gebruik van (commerciële) standaardoplossingen.
4. Is het snel terugverdiend?
Het laat een duidelijk ROI zien die significant beter is dan bestaande alternatieven of werkwijzen
5.Past het (qua IT)?
De ICT-oplossing moet consistent zijn met al aanwezige informatiearchitecturen. Hierbij is de goede en integere integratie van proces- en informatiestromen essentieel. Het vereenvoudigt daarbij het uitwisselen van data en delen van toepassingen en waarborgt een brede keus in leveranciers en vrijheid in de feitelijke uitvoering van de processen.
6. Kun je bewijzen dat het werkt?
De oplossing reduceert risico’s door individuele maatwerkoplossingen te voorkomen of hoogstens geïsoleerd toe te staan. Er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van volledig geteste pilots, simulaties, of prototypes. Er zijn duidelijke doelstellingen en mijlpalen, en er wordt getest volgens een van te voren ontworpen testprotocol. Elke test moet gedocumenteerd zijn en herhaald kunnen worden.
7. Zijn echt het losse blokjes?
Het ICT-project dient opgedeeld te worden in deeloplossingen welke zo klein zijn als praktisch mogelijke is en die elk aantoonbaar een eigen rendement hebben onafhankelijk van de nog te realiseren gedeeltes of het grote geheel.
8. Blijf je de baas, ook later?
Te grote afhankelijkheid van één specifieke opdrachtgevers moet worden voorkomen door een duidelijke selectie in concurrentie met anderen. Alleen deelbetalingen worden overeengekomen op basis van mijlpalen. Er moet maximaal gebruikt worden gemaakt van de laatste technologieën.
Met dank aan Kees de Heer (Rivadoré)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten