Er zijn vele redenen waarom je een Excel spreadsheet zou
willen beveiligen. Dat kan variëren van een beveiliging voor jezelf tegen
abusievelijk overschrijven, afwijkingen signaleren of, aan het andere eind van
het spectrum, een integrale beveiliging als in een specifiek formulier voor een
externe partij.
De eerste vraag die gesteld moet worden is “Wat is het doel
van de beveiliging?”. Het doel gaat dadelijk de middelen bepalen. Middelen zijn
er in overvloed, maar ieder doel kent zijn eigen specifieke middelen. Middelen
variëren van eenvoudig cel opmaak tot volledige afscherming met behulp van
wachtwoorden.
Dit artikel biedt de lezer inzicht in de relatie doel tot middel en geeft een uitwerking van een aantal methoden. Wilt u details weten of de cursus volgen, neem dan contact op met de auteur: info@jvgpro.nl
Doel
Welke doelen kan iemand hebben om over te gaan tot het aanbrengen van enige vorm van beveiliging? Hierna zijn een aantal veel
voorkomende, maar niet uitputtende lijst van, voorbeelden genoemd.
- Beveiligen op consistentie
In dit geval wil je dat de gegevens
consistent zijn. Bijvoorbeeld dat optellingen kloppen, dat bij opzoeken er geen
wezen zijn, dat data in een bepaald bereik ligt, dat bereiken in
functieargumenten volledig zijn.
- Beveiligen tegen ongewenste invoer
In bepaalde cellen wil je alleen
gedefinieerde waarden hebben. Bijvoorbeeld een discrete keuzelijst, een getal
bereik tussen grenzen, begindatum vóór einddatum
- Invoer alleen in juiste cellen
Een gebruiker mag alleen in bepaalde cellen
waarden invoeren. Cellen met formules moeten beschermd worden tegen
(abusievelijk) overschrijven.
- Beschermen tegen dataroof
Je wilt niet dat een (andere) gebruiker
ziet hoe bepaalde waarden berekend worden of hoe bepaalde constanten
gedefinieerd zijn. Kan zijn dat je uit concurrentie, intellectuele of privacy
overwegingen die berekeningen niet wilt laten zien.
- Extern formulier
Het sheet is een invulformulier welke door
externe partijen (buiten je afdeling of bedrijf) gevuld dient te worden. Die
externe partij mag geen toegang tot formules, keuzelijsten of berekeningen
hebben. Slechts een bepaald aantal cellen mag met een gedefinieerd domein
gevuld worden.
- Macro’s.
Macro’s bevatten VBA programmeer code. De
ontwikkeling van die code is onderhevig aan het auteursrecht en je wilt
waarschijnlijk niet dat iedereen met jouw intellectuele prestaties aan de haal
gaan. Deze dienen dus afgeschermd te worden.
Middelen
Er staan de eigenaar van een spreadsheet veel middelen ter
beschikking om een bepaalde vorm van beveiliging uit te voeren. De onderstaande
tabel geeft een opsomming op hoofdlijnen. De mogelijkheden worden daarna
stuk-voor-stuk uitgewerkt.
Cel,
bereik
|
Celeigenschappen; opmaak, opvulling, bescherming
Voorwaardelijke opmaak
Toegevoegde formules
|
Werkblad
|
Verbergen kolommen en rijen
Verbergen volledige werkblad
wachtwoord
|
Sheet
|
Verbergen (eenvoudig, diep verbergen)
Wachtwoord tegen onbevoegd openen
Versleuteling
|
Macro’s (VBA)
|
Wachtwoord
|
